L'intérêt de Barracuda Cloud-to-Cloud Backup pour Office 365 (en anglais)

Il est devenu évident que de nombreux partenaires et utilisateurs de Microsoft ne sont pas conscients de la nécessité de disposer de services de sauvegarde et restauration pour leurs déploiements Office 365. Même nos propres recherches le montrent : près de 40 % des personnes interrogées estiment que Microsoft leur fournit tout ce dont elles ont besoin pour protéger leur environnement Office 365.  Je suis intimement convaincu que ce manque de discernement découle de deux facteurs :

• Les clients ne font pas la distinction entre archivage des e-mails et protection des données


• Les clients estiment que l'offre SaaS hautement résiliente de Microsoft protège l'ensemble des données et des applications

Archivage des e-mails

Microsoft fournit bien un service d'archivage des e-mails pour Office 365, mais ce n'est sans doute pas le meilleur, que ce soit en matière de fonctionnalités ou de rapport qualité-prix. Selon les services souscrits, il peut en effet vous revenir relativement cher.  Par exemple, si vous disposez de la licence standard Office 365 E1 ou ProPlus, Microsoft vous facturera 2,50 € par utilisateur et par mois pour l'ajout du service d'archivage à votre abonnement Office 365. Si le budget n'est pas un sujet, vous pouvez l'ajouter aux licences E3 ou E5 à partir de 20 € par utilisateur et par mois (coût total pour Office 365 par utilisateur).L'archivage des e-mails garantit l'eDiscovery, la conformité réglementaire et la protection juridique de vos données de messagerie.  En résumé, il collecte chaque e-mail envoyé et reçu par votre entreprise, et permet de les retrouver et de les récupérer à tout moment.  Une bonne solution d'archivage présente également les qualités suivantes :

• Les e-mails et les pièces jointes archivés ne peuvent être ni manipulés ni modifiés.


• Les différents éléments peuvent être retrouvés à l'aide de recherches intelligentes regroupées ou de recherches complexes appelées « balises ».


• Les résultats de recherche peuvent être conservés à des fins juridiques ou légales afin d'éviter toute suppression et de pouvoir facilement les récupérer en cas de besoin. Cette fonction est principalement utilisée dans le cadre d'audits de conformité et de litiges ou pour des raisons connexes.


• Les utilisateurs finaux peuvent rechercher et retrouver leurs propres messages au besoin, conformément aux politiques définies par l'administrateur système.

Je recommande vivement à toutes les entreprises de mettre en place une solution d'archivage des e-mails efficace afin de se protéger d'éventuels incidents juridiques et réglementaires.  À défaut, elles risquent fort de se retrouver exposées et totalement démunies en cas de poursuites judiciaires liées à des éléments de preuve contenus dans les e-mails.

L'archivage des e-mails n'est pas une sauvegarde

Même si vous disposez de services d'archivage des e-mails, vous devez toujours maintenir une solution de sauvegarde et de récupération pour Office 365. L'archivage peut conserver et récupérer des messages précis, mais il est incapable de restaurer une boîte de messagerie complète ainsi que l'intégralité de son contenu à un moment donné.  Imaginez les scénarios suivants :

• Quelqu'un pirate votre compte Office 365, supprime tout ce qui se trouve dans votre messagerie et vide la corbeille. Il s'agit d'une pratique courante lors de ce type d'attaque, de sorte à effacer le maximum de traces.


• Vous supprimez accidentellement un sous-dossier contenant des e-mails ainsi que divers documents (pièces jointes) professionnels importants. Il se peut que vous mettiez un certain temps à vous en rendre compte étant donné que votre messagerie contient bien souvent de nombreux sous-dossiers et que ce genre d'erreur est vite arrivée sur un téléphone.


• Le compte d'un ancien employé a été supprimé, or voilà que vous avez besoin de restaurer sa messagerie. Utiliser un archiveur d'e-mails serait fastidieux et nécessiterait plusieurs opérations externes.


• Vous avez perdu des données OneDrive Entreprise, SharePoint Online ou Microsoft Teams suite à une cyberattaque, une erreur humaine ou une catastrophe. L'archivage des e-mails ne permet pas de stocker ce contenu.

Bien qu'une solution d'archivage vous permette de rechercher et de récupérer les éléments spécifiques d'un e-mail dans les archives, même si vous savez exactement quoi récupérer, avez-vous le temps de reconstituer la structure et le contenu de votre boîte de réception ? Vous souvenez-vous de l'organisation de votre messagerie hier ou la semaine dernière ? Combien de temps cela prendrait-il en cas de perte de vos éléments de calendrier et de journaux, de vos contacts, de vos tâches, etc. ? Et comme souligné précédemment, l'archivage des e-mails ne protège pas tout dans Office 365.

Reprise après sinistre : qui fait quoi ?

Microsoft jouit d'une infrastructure hautement résiliente qui tombe très rarement en panne, une bonne nouvelle étant donné que Microsoft s'engage à garantir la disponibilité permanente de l'environnement Office 365.  On peut donc facilement présumer qu'il n'est pas nécessaire de se munir d'un service tiers de reprise après sinistre pour Office 365, ce service semblant relever de la responsabilité de Microsoft.

Ce n'est malheureusement pas le cas.  Microsoft est uniquement responsable de l'infrastructure d'Office 365 qui prend en charge vos données, et non des données de votre environnement Office 365. Cela est indiqué à la section 6B du Contrat de services Microsoft : « Nous vous recommandons de sauvegarder régulièrement Votre Contenu et les Données que vous stockez en utilisant des Applications et Services Tiers. »

La corbeille n'est pas une sauvegarde

Microsoft fournit une corbeille pour Exchange Online, SharePoint Online et One Drive Entreprise, si bien que même sans archive, ces services embarquent une protection native.  Cependant, la corbeille ne constitue pas une sauvegarde.  Comparable à celle d'un PC ou d'un Mac, la corbeille d'Office 365 est simplement un dossier qui contient les éléments que vous avez supprimés.  Il est donc impossible d'effectuer une récupération ponctuelle à partir de ce dossier, car il contient uniquement les éléments qui ont été supprimés et non les précieux e-mails ou fichiers que vous souhaitez récupérer. Qui plus est, la durée maximale de conservation de la corbeille est de 93 jours, après quoi vos fichiers sont généralement effacés et irrécupérables.

Quid du RGPD ?

C'est une excellente question, car même si Microsoft héberge vos données dans Office 365 et veille à ce que l'environnement soit toujours disponible, la société est simplement dépositaire de vos données.  C'est à vous (le client) qu'incombe la responsabilité de les protéger en tant que leur propriétaire.

Si vous disposiez d'un serveur de messagerie Exchange, d'un serveur SharePoint ou d'un serveur de fichiers au sein de votre datacentre ou de vos locaux, vous le protégeriez probablement au moyen d'une bonne solution de sauvegarde, n'est-ce pas ?  Vous devriez aborder vos données de la même manière, qu'elles soient hébergées dans le cloud ou dans vos locaux.  Microsoft assure le fonctionnement de la plateforme, mais ne se charge ni de sauvegarder vos données, ni d'archiver vos messages ! En cas de perte de données, c'est vous qui serez en infraction vis-à-vis du RGPD.

Puis-je sauvegarder mes données Office 365 sur un serveur de sauvegarde sur site en payant un supplément ?

Oui, vous pouvez, mais est-ce bien raisonnable d'extraire vos données Office 365 du cloud vers votre serveur de sauvegarde sur site ? Vous avez transféré toutes vos données Office et Exchange dans le cloud lors de votre inscription à Office 365. Vous allez également payer pour du stockage supplémentaire afin de conserver ces sauvegardes ? Vous venez par ailleurs de vous affranchir de votre sauvegarde Exchange et de celle de votre serveur de fichiers situées dans votre datacenter, vous allez en plus payer pour les licences nécessaires à la sauvegarde d'Office 365 ? Je vous assure qu'il est beaucoup plus facile et rentable de sauvegarder et de conserver vos données Office 365 dans le cloud.

BARRACUDA CLOUD-TO-CLOUD BACKUP

C'est là qu'intervient Barracuda Cloud-to-Cloud Backup (CCB).  La solution permet de récupérer très facilement l'ensemble de votre boîte de messagerie ou des e-mails particuliers, des contacts ainsi que d'autres éléments à partir de n'importe quel point de récupération quotidien. CCB vérifie et suit le contenu qui a été sauvegardé chaque fois qu'il effectue une sauvegarde incrémentielle, ce qui permet de facilement remettre vos e-mails exactement comme ils étaient à la date demandée. C'est ce que nous appelons la récupération ponctuelle.  Il s'agit d'une solution de sauvegarde complète et entièrement gérée dans le cloud, pour Microsoft Office 365.

Conclusion

Il est primordial d'intégrer une solution de Cloud-to-Cloud Backup à votre environnement Office 365.  Le RGPD vous impose de vous munir des logiciels et des politiques nécessaires pour protéger votre entreprise et vos employés. Notez que pour une protection optimale, vous devez disposer à la fois d'une solution d'archivage et d'une solution de sauvegarde.

Gardez bien à l'esprit que les données conservées dans le cloud Microsoft sont identiques à celles d'un datacenter ou des locaux d'entreprise.  Il est donc nécessaire de les sauvegarder et de les protéger.

Pour en savoir plus sur la différence entre sauvegarde et archivage pour Office 365, consultez ce livre blanc.

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