Avec les travailleurs à distance, votre stratégie de sauvegarde Office 365 est essentielle

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Nombreuses sont les personnes qui travaillent désormais à distance, et cela affecte une bonne partie des processus que nous utilisons au quotidien. Le flux de travail des entreprises (document, note, mémo et conversation de couloir) est désormais presque entièrement en ligne. S'assurer que toutes ces données professionnelles soient sécurisées dans un emplacement protégé peut alors s'avérer difficile. 

La sauvegarde de données est plus vitale que jamais. Toutes les communications et données d'entreprise générées par ce nouveau flux de travail (40 heures par semaine, multipliées par le nombre d'employés) doivent être protégées.

 Dans quelle mesure faites-vous confiance à votre système de sauvegarde ? Quelles sont vos inquiétudes principales vis-à-vis de celui-ci ?

  • Dans quel type d'emplacement vos employés à distance enregistrent-ils leurs données ? Maintenant qu'ils ne travaillent plus au bureau, ils enregistrent peut-être les documents sur un disque local ou par le biais d'une application de partage et de synchronisation de fichiers non approuvée.
  • Vos employés utilisent-ils SharePoint et OneDrive davantage qu'ils ne le faisaient par le passé ? Comment ces fichiers supplémentaires sont-ils protégés ?
  • Qu'en est-il des données Exchange et Teams ? Procédez-vous régulièrement à la sauvegarde et à l'archivage des données de votre messagerie d'entreprise ?
  • Les données sauvegardées sont-elles disponibles et accessibles à toute heure ? Pouvez-vous rapidement trouver et récupérer ce dont vous avez besoin ?

Élaborer une meilleure stratégie de sauvegarde pour le travail à distance

Il est important de s'assurer que les employés enregistrent bien les données d'entreprise dans un emplacement régulièrement sauvegardé, et pas seulement sur leur ordinateur portable. Une manière d'atteindre cet objectif consiste à créer une stratégie exigeant que tous les documents professionnels soient enregistrés sur un système partagé approuvé par l'entreprise, tel que Microsoft OneDrive ou SharePoint. Ainsi, même dans l'éventualité où un ordinateur portable individuel serait perdu dans le cadre d'un sinistre, il serait possible de récupérer une copie des documents.

L'étape suivante consisterait à s'assurer que l'équipe informatique puisse récupérer le contenu OneDrive et SharePoint, aussi bien à l'échelle de l'entreprise que de l'employé. À l'échelle de l'entreprise, la capacité de récupérer une partie ou la totalité d'un site SharePoint ou OneDrive peut faire gagner de nombreuses heures de travail à votre équipe informatique, et éviter que SharePoint ou OneDrive ne soit indisponible pendant une durée indéterminée. Les fonctionnalités Microsoft natives ne permettent pas d'effectuer des sauvegardes partielles, ce qui signifie que vous vous trouverez devant un problème autrement plus complexe et chronophage si aucune solution de sauvegarde tierce n'a été mise en place. Si vous encouragez les employés à enregistrer leurs documents dans un espace partagé, vous exercez davantage de pression pour que tout soit disponible en permanence et pour tout le monde.

À l'échelle de l'employé, avec combien est-il facile pour votre équipe informatique de retrouver des documents perdus ? Combien d'informations relatives au document doivent être connues pour pouvoir le retrouver ? Dans la plupart des cas, les employés ne connaissent pas le nom exact du fichier qu'ils ont perdu. Ils ne se rappellent peut-être que du fait qu'il s'agissait d'une feuille de calcul budgétaire Excel, et qu'elle datait peut-être du mois de mai ou d'avril. Avoir la capacité de récupérer ces documents rapidement peut faire gagner un temps précieux à vos employés et maintenir le bon fonctionnement de votre entreprise.

La messagerie est votre principal outil de collaboration et de partage d'informations, par conséquent vous devez absolument veiller à sauvegarder ces informations. De combien de temps auriez-vous besoin pour récupérer vos contacts et votre calendrier ? Quelle importance accordez-vous aux rapports, à la correspondance et au reste des documents qui sont uniquement enregistrés dans votre messagerie ?

Le travail à distance a également déplacé les conversations de couloir quotidiennes vers des applications comme Microsoft Teams. Les équipes de travail et les groupes de collaboration en ligne ont été tellement efficaces que de nombreuses organisations tirent désormais parti de centaines de groupes pour faciliter la communication. Enregistrer chaque message de discussion instantanée serait peut-être exagéré, mais sauvegarder les fichiers ainsi que la liste des membres de chaque groupe Teams pourrait vous économiser beaucoup d'heures supplémentaires et de stress inutile si vous deviez récupérer les équipes d'un projet suite à une suppression accidentelle.

Découvrez comment Barracuda peut vous aider

Barracuda vous propose des solutions de protection des données pour vous aider dans tous ces scénarios. Un de nos clients nous a récemment fait part de son succès : la société NCC Education, qui propose des qualifications informatiques et professionnelles dans le monde entier. La société a récemment organisé une refonte majeure de sa stratégie de sécurité, de sauvegarde et d'archivage des e-mails. Or, sa solution précédente lui posait un problème de taille : il lui fallait compter une semaine complète pour récupérer un serveur, et l'opération demandait de nombreuses heures de travail sur place pour l'équipe informatique. NCC Education apprécie la possibilité qu'offre Barracuda de récupérer un fichier ou un e-mail en 5 minutes. Ce client a également souligné qu'il était important pour lui d'avoir la capacité de récupérer d'un simple clic et à distance les fichiers SharePoint et OneDrive supprimés par les employés.

Pour une stratégie de sauvegarde qui fonctionne réellement, il suffit donc d'instaurer quelques pratiques simples : encourager les employés à sauvegarder leur travail sur SharePoint/OneDrive, veiller à ce que la sauvegarde fonctionne à distance, et avoir la capacité de trouver et récupérer rapidement ce dont vous avez besoin.  

Protégez votre organisation et libérez-vous des frustrations avec une solution Office 365 facile à utiliser et opérationnelle en 5 minutes : Barracuda Cloud-to-Cloud Backup.

Lien vers l'étude de cas sur NCC – https://assets.barracuda.com/assets/docs/dms/NCC_Education_A4_1-0-cs.pdf

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